Archivistica generale – lezione 9

(dagli appunti presi in aula)

Smaltimento di documenti

Il materiale archivistico che non serve più viene raccolto in grandi sacchi, deve essere trasportato dalla Croce Rossa italiana, pesato dalla prefettura, e infine portato alle cartiere. Il compenso a peso deve essere dato alla Croce Rossa. Attualmente i compensi sono calati, per questo la Croce Rossa non svolge più il trasporto, affidato a ditte comunali.

Sono l’ispettore e il comune ad autorizzare la Croce Rossa al trasporto dei documenti da smaltire e la prefettura alla loro pesatura. Gli strumenti di archiviazione sono guide e inventari. La guida è composta da tipologie d’archivio, regole su tutte le attività del soggetto produttore, statuti e registri, ed è molto utile sia per piccoli che per grandi archivi. Per ogni archivio di Stato esiste una guida in cui sono stati sottoscritti gli archivi della regione interessata.

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Archivistica generale – lezione 8

(dagli appunti presi in aula)

Sentenze giuridiche

Il protocollo non è solo uno strumento di registro, è anche giuridico. Si può usare in due modi; quello cartaceo e quello informatico. È un atto pubblico, cioè a visione di tutti. Esistono tre fasi di registrazione:

  • Registrazione corrente;
  • registrazione di deposito;
  • pre-archivio.

Dopo la terza fase si arriva all’archivio storico, contenente tutti i documenti che hanno minimo 40 anni. Queste fasi sono presenti nell’archivio tipico italiano, mentre in quello francese esiste un’altra fase tra la registrazione di deposito e il pre-archivio. Le fotocopie sono importanti, per esempio quando c’è da consultare un documento il cui originale non è disponibile. La commissione di sorveglianza e l’attività di vigilanza controllano i documenti, soprattutto quelli pubblici.

Archivistica generale – lezione 7

(dagli appunti presi in aula)

Archiviazione informatizzata

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a trasferire sul digitale i dati dei loro archivi cartacei. Attualmente in Italia alcuni degli archivi esistenti si trovano solo su carta. La registrazione di protocollo via informatica avviene nei seguenti modi:

a) N° ordinamento annuale, automatico;

b) data registrazione protocollo, automatica;

c) oggetto del documento, manuale;

d) data protocollo ricevuto, manuale.

Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53, quelle di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione sono sia necessarie che sufficienti. Il servizio di gestione informatica deve dare l’autorizzazione per l’accesso alle opzioni d’archivio, come la modifica di un’informazione per errata corrige; a questo scopo ci deve essere una persona specializzata, altrimenti non è possibile ottenere dei buoni risultati.

Archivistica generale – lezione 6

(dagli appunti presi in aula)

Legge 445/2000

Se i quattro campi immodificabili (n° d’ordine annuale, data d’arrivo, oggetto e provenienza) sono ben immessi e gestiti, permettono di trovare qualsiasi documento possibile; se invece anche uno solo dei quattro campi contiene un errore, bisogna segnalarlo. Per quanto riguarda i campi accessori, più ce ne sono, meglio è.

Il titolare di classificazione risponde alle competenze dell’ente pubblico. Ogni ente contiene tanti uffici. In archivistica il Novecento è considerato come “il secolo che ha cercato di distruggere i propri archivi perché li teneva male”.

Archivistica generale – lezione 5

(dagli appunti presi in aula)

A ogni documento nuovo viene messa la data d’arrivo. Nel protocollo informatizzato si fa uso dello scanner per salvare i documenti nel computer. La legge 445/2000 porta alla riforma sull’uso dei protocolli di tutti gli archivi in via informatizzata e cartacea.

Accanto ai protocolli ci sono gli allegati. Il protocollista mette il numero di protocollo in risposta a quello d’ordine annuale (via cartacea) per ricostruire i fascicoli. La circolare del Ministero degli Interni mandata il 1° marzo 1897 contiene “le istruzioni per la tenuta del protocollo dell’archivio per gli uffici comunali”. Ben 23 articoli. In alcuni comuni è stata usata la circolare del 1930, pur lasciando invariata la struttura indicata dalla circolare del 1897.